Persónuverndarstefna Gagnageymslunnar ehf.

I Inngangur

Gagnageymslan er þjónustuaðili á sviði geymslu gagna og vinnsluaðili gagna í skilningi 7. tl. 3. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

í hlutverki sínu sem vinnsluaðili kappkostar Gagnageymslan að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefna þessi tekur til vinnslu persónuupplýsinga í samskiptum Gagnageymslunnar við viðskiptamenn sína og vegna persónuupplýsinga sem er að finna í gögnum er félagið meðhöndlar vegna slíkra viðskipta. Persónuverndarstefnan tekur einnig til umsækjenda um störf og aðra einstaklinga sem félagið á í viðskiptum eða samskiptum við. Persónuverndarstefna þessi tekur ekki til starfsmanna Gagnageymslunnar.

II Í hvaða tilgangi vinnur Gagnageymslan persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að auðkenna hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Gagnageymslan vinnur með persónuupplýsingar um viðskiptavini sína, þjónustuaðila og aðra einstaklinga í ýmsum rekstrarlegum tilgangi, meðal annars:

• til þess að veita umbeðna þjónustu við eyðingu gagna,

• til þess að auðkenna og hafa samband við viðkomandi einstaklinga þegar við á,

• til þess að gera samninga við birgja og verktaka,

• til þess að inna af hendi greiðslur til birgja,

• til þess að meta hæfni umsækjenda í störf hjá Gagnageymslunni, m.a.

• til þess að auðkenna og hafa samband við umsækjendur;

• til þess að sannreyna hvort meðmæli og aðrar upplýsingar sem umsækjandi veitir séu réttar;

• til þess að meta hvort umsækjandi komi til greina í starf hjá Gagnageymslunni.

III Hvaða heimildir hefur Gagnageymslan fyrir vinnslu persónuupplýsinga?

Vinnsla Gagnageymslunnar á persónuupplýsingum byggist meðal annars á samningi við viðskiptamenn um geymslu gagna.

Þegar einstaklingar láta Gagnageymslu í té persónuupplýsingar um þá sjálfa í því skyni að félagið hafi samband við þá, til dæmis með því að nýta samskiptamöguleika sem kunna að vera fyrir hendi á heimasíðu Gagnageymslunnar, er litið svo á að þeir samþykki þar með notkun og skráningu Gagnageymslunnar á þessum persónuupplýsingum eins og lýst er í þessari persónuverndarstefnu.

Gagnageymslan hefur lögmæta hagsmuni af því að halda skrá yfir viðskiptamenn sína og tengiliði þeirra, þjónustuaðila, og aðra einstaklinga sem félagið á í samskiptum við í því skyni að hafa samband við þá og viðhalda viðskiptasambandinu. Gagnageymslan hefur enn fremur lögmæta hagsmuni af því að gera tölfræðilegar eða aðrar rekstrarlegar greiningar á starfseminni til notkunar innanhúss.

Litið er svo á að umsækjendur um störf gefi samþykki fyrir að persónuupplýsingar sem þeir láta Gagnageymslunni í té séu notaðar í ráðningarferlinu, enda fari vinnsla persónuupplýsinga ekki fram í öðrum tilgangi en að meta hæfni umsækjenda og hvort þeir komi til greina í starf hjá félaginu. Verði af ráðningu umsækjanda byggist sú vinnsla á samningi, þ.e. ráðningarsamningi milli umsækjanda og Gagnageymslunnar, að því marki sem vinnslan er nauðsynleg vegna framkvæmdar slíks samnings.

IV Hvernig og hversu lengi eru persónuupplýsingarnar varðveittar?

Starfsemi Gagnageymslunnar felst í geymslu gagna. Gagnageymslan geymir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi.

Samkvæmt samningum við viðskiptamenn sína geymir Gagnageymslan trúnaðargögn þar til þeir óska eftir að fá gögnin til baka eða að þau séu send til eyðingar. Almenn samskipti við einstaklinga eru varðveitt eigi lengur en í 5 ár. Í sumum tilvikum miðast þó varðveislutími persónuupplýsinga við kröfur laga, svo sem laga um bókhald.

Umsóknargögnum umsækjenda um störf er eytt sex mánuðum eftir lok ráðningarferlis í viðkomandi starf ef ekki verður af ráðningu. Ef af ráðningu verður er umsókn viðkomandi starfsmanns varðveitt ásamt öðrum persónuupplýsingum um hann í samræmi við persónuverndarstefnu Gagnageymslunnar sem tekur til gagna um starfsmenn.

Gagnageymslan kann að afhenda löggæsluyfirvöldum og öðrum bærum þriðju aðilum persónuupplýsingar um viðskiptavini sína sé það nauðsynlegt, svo sem vegna réttarkrafna eða samkvæmt lögum. Gagnageymslunni kann, m.a. í slíkum tilfellum,að vera skylt að varðveita persónuupplýsingar lengur en sem að framan greinir á grundvelli lagaskyldu, vegna málaferla, að beiðni yfirvalda eða á öðrum sambærilegum grundvelli.

V Hverjir geta verið viðtakendur persónuupplýsinga?

Gagnageymslan afhendir ekki öðrum gögn er félagið móttekur til varðveislu frá viðskiptamönnum.

Gagnageymslan kann að miðla öðrum persónuupplýsingum sem falla undir persónuverndarstefnu þessa til ráðgjafa og þjónustuaðila, t.d. þeim sem hýsa hugbúnaðarkerfin sem notuð eru hjá félaginu. Ráðgjafar og þjónustuaðilar þessir eru bundnir trúnaði. Gagnageymslan kann að njóta aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kann gögnum um umsækjendur að vera miðlað til viðkomandi ráðningarskrifstofu.

Í tengslum við ofangreinda miðlun persónuupplýsinga er engum persónuupplýsingum miðlað út fyrir EES-svæðið.

VI Hver eru réttindi einstaklinga?

Gagnageymslan er bundin trúnaði við viðskiptavini sína um innihald gagna er hún tekur að sér að varðveita fyrir þá. Gagnageymslunni er því ekki heimilt að veita upplýsingar til einstaklinga um hvort gögn um þá kunni að vera í vörslu félagsins. Í persónuverndarstefnu þessari eru veittar almennar upplýsingar til einstaklinga er slík gögn kunna að taka til, að því marki sem slíkt er unnt, sjá í IV. kafla að framan um hvernig eyðingu gagna er háttað hjá félaginu.

Í öðrum tilvikum en þegar persónuupplýsingar um hinn skráða koma fyrir í gögnum er viðskiptamenn Gagnageymslanar hafa falið félaginu að eyða kunna einstaklingar sem persónuverndarstefna þessi tekur til að eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem Gagnageymslan hefur með höndum.

Slíkir einstaklingar eiga enn fremur rétt á, hvenær sem er, að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, í sumum tilfellum eyða eða takmarka vinnslu slíkra persónuupplýsinga eða andmæla slíkri vinnslu. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

Telji einstaklingar að vinnsla Gagnageymslanar á persónuupplýsingum samrýmist ekki gildandi persónuverndarlögum er þeim bent á að hægt er að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Frekari spurningum um réttindi einstaklinga eða vinnslu Gagnageymslanar á persónuupplýsingum skal vinsamlegast beint til persónuverndarfulltrúa, Erlu S. Árnadóttur á netfangið erlas@lex.is. Einnig má hafa samband við skrifstofu Gagnaeyðingar að Skútuvogi 13, 104 Reykjavík, eða í síma 568 9095.

VII Kökur (e. cookies)

Við notkun á vefsíðu Gagnageymslanar verða til upplýsingar um heimsóknina. Gagnageymslan notar þessar upplýsingar til að betrumbæta vefsíðuna og upplifun notenda hennar. Gagnageymslan leggur áherslu á varðveislu þessara gagna og afhendir þau ekki þriðja aðila nema um lagalega skyldu sé að ræða.

Vafrakökum er safnað í þeim tilgangi að telja heimsóknir sem og greina notendaferðalag (e. user´s journey) um vefsíðuna. Þessar upplýsingar eru greindar með því markmiði að bæta upplifun notenda á vefsíðunni og auðvelda aðgengi notenda að upplýsingum.

Gagnageymslan notar tólið Google analytics til að safna gögnum, þar koma fram upplýsingar um hverja heimsókn, hversu lengi hún varði, hvert notandi fór innan vefsíðunnar og hvar hann fór af léninu.

VIII Breytingar

Gagnageymslan áskilur sér rétt til breytinga á persónuverndarstefnu þessari hvenær sem er, s.s. ef breytingar verða á vinnslu persónuupplýsinga eins og henni er lýst í persónuverndarstefnu þessari eða ef þess gerist þörf á grundvelli breytinga á lögum eða reglum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Alltaf er hægt að nálgast nýjustu útgáfu stefnunnar á vefsíðu Gagnageymslunnar.

Persónuverndarstefna þessi er samþykkt

10. september 2018,

uppfærð 12. febrúar 2020

og aftur uppfærð 22.1.2023